Menschen

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Viele Menschen arbeiten täglich in der Schule haupt- oder nebenberuflich, als Honorarkraft oder Angestellter, in Voll- oder Teilzeit. Und das nicht nur als Lehrer. Über die eigentliche pädagogische Aufgabe hinaus gibt es täglich (neben den selbstverwalteten Bereichen) auch noch betriebliche Abläufe, welche ohne eine hauptberufliche Tätigkeit gar nicht zu meistern wären.

Diese Aufgaben werden vom Reinigungspersonal sowie von den Mitarbeitern in Hausmeisterei, Schulbüro, Koordination Ganztagsschule, Buchhaltung und Geschäftsführung geleistet.

Das Kollegium
Das Lehrerkollegium der Freien Waldorfschule Diez besteht aus mehr als 30 angestellten Mitarbeitern und weiteren Externen, die an unserer Schule Unterricht erteilen. Auf diesem Bild haben sich noch einige andere Mitarbeiter dazugesellt.

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Die Hausmeisterei und die Gebäudereinigung

Die Hausmeisterei hat die Aufgabe, in allen Belangen den ordnungsgemäßen Betrieb des Kindergartens und der Schule sicher zu stellen, unterstützend tätig zu sein, sowie die Betriebssicherheit der Gebäude und des Geländes zu gewährleisten. Dies geschieht durch die Hausmeister und durch das Reinigungsteam, wobei jeder sein Tätigkeitsfeld und seinen Verantwortungsbereich hat. So ist die Hausmeisterei für den gesamten organisatorischen Ablauf zuständig, sie koordiniert die Verteilung der internen Aufgaben. Dabei ist sie verantwortlich für die Materialbeschaffung, Terminplanung, Projektplanungen und deren Durchführung, Reinigungsabläufe und Organisationen, Firmenangebots- und -durchführungsarbeiten, Umsetzung von innerbetrieblichen Beschlüssen und Projekten der Konferenz, des Vorstands und der Arbeitskreise in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.

Ein weiterer großer und wichtiger Bereich der Hausmeisterei ist die Reinigung der verschiedenen Gebäude. Hierzu sind Reinigungskräfte fest eingestellt. Jede hat ein ihr zugewiesenes „Revier“, in dem sie eigenverantwortlich, aber auch nach Plan und Vorgabe, die Ordnung und Sauberkeit sicher zu stellen hat. Die Reinigung der Gebäude findet täglich statt. Des Weiteren sind in den Ferienzeiten zusätzliche Grundreinigungen fester Bestandteil des Arbeitsauftrages. Nur das gute Zusammenspiel aller Beschäftigten im Bereich der Hausmeisterei gewährleistet den gewünschten betrieblichen Ablauf des Kindergarten- und Schulbetriebs.

Das Schulbüro

Das Schulbüro ist an allen Schultagen von 07:30 Uhr bis 15:30 Uhr mit der Schulsekretärin besetzt. Wer z. B. einen Fahrtkostenantrag, eine Schulbescheinigung oder einen Schülerausweis braucht, findet hier Rat und Hilfe. Oft rufen auch Eltern an und melden Ihre Kinder morgens krank oder haben Wünsche und Fragen – wo immer es geht, hilft die Schulsekretärin weiter oder kennt den richtigen Ansprechpartner im Kollegium.

Erster Anlaufpunkt ist das Schulbüro auch für alle Eltern und Schüler, die neu zu unserer Schulgemeinschaft dazugehören möchten: sei es per Telefon, Email oder bei einem persönlichen Besuch, die Schulsekretärin ist meist die erste Ansprechpartnerin der „Neuen“ und vermittelt den Kontakt zum Klassenlehrer bzw. in der Oberstufe zum Klassenbetreuer. Ganz besonders intensiv ist dabei die Zusammenarbeit mit dem Aufnahmekollegium für die Schulanfänger.

Klar, dass im Schulsekretariat auch die Pflege der internen Listen (z. B. Telefonnummern der Eltern und Lehrer) dazugehört. Die Erstellung von Statistiken für das Ministerium und die Unterstützung der Abwicklung der Prüfungen sind Aufgabenbereiche des Schulbüros, die sich aus gesetzlichen Vorgaben und aus der staatlichen Anerkennung unserer Oberstufe heraus ergeben. Hinzu kommt die Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost, allgemeiner Schriftverkehr, die Erstellung des Terminplans, die Beschaffung von Büromaterial und teilweise auch Bestellungen des Kollegiums (Bücher, Hefte und Unterrichtsmaterialien).

Viele kleinere und größere Arbeiten und Kümmernisse werden „nebenbei“ erledigt: bei Schülerunfällen reicht es manchmal, ein Pflaster auf eine Schürfwunde zu kleben; wenn ein Arztbesuch erforderlich wird, erhält man den nötigen Unfallbogen im Schulbüro. Auch die Termine für die Schulärzte und die Jugendzahnpflege können über das Schulbüro vereinbart werden und nicht zuletzt entstehen die Post für den Elternbeirat und die Lahnwelle in der Regel im Schulbüro.

Die GTS-Koordination

Der Betrieb der Ganztagsschule ist so “nebenbei” nicht zu gewährleisten, zumal an unserer Schule eine sehr große Schülerzahl teilnimmt. Dadurch bedingt müssen auch viele verschiedene Personen, die aktiv bei der Hausaufgabenbetreuung oder der Kursdurchführung sind, beaufsichtigt, betreut und verwaltet werden.

Die GTS-Koordinatorin ist zuständig für vertragliche und personelle Angelegenheiten der Ganztagsschule, die Pflege der Daten von Eltern, Kursleitern, Hausaufgabenbetreuern und Schülern (Neuaufnahmen, Abgänge, Adressenänderungen) in diesem Bereich und natürlich für die entsprechende Verwaltung von Verträgen. Die GTS-Koordinatorin kennt daher jeden Kurs, jeden Mitarbeiter, jeden teilnehmenden Schüler und kann so in Ausnahmesituationen schnell reagieren und beispielsweise Vertretungen organisieren. Sie ist auch für neue Kursleiter der erste Ansprechpartner.

Auf diesem Bild sind neben der GTS-Koordinatorin auch die Erzieherinnen des GTS-Teams zu sehen.

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Die Buchhaltung

Dort finden Sie zwei Mitarbeiterinnen. Die Buchhalterinnen sind im Rahmen der Buchhaltung für die Abwicklung des Beitragswesens zuständig, für vertragliche und personelle Angelegenheiten, zum Beispiel Lohnabrechnungen, für das Rechnungswesen einschließlich des Zahlungsverkehrs (auch der Schulküche) sowie für die Finanzbuchhaltung mit Jahresabschluss.

Dazu kommen regelmäße Arbeiten wie die Pflege der Daten von Eltern, Mitarbeitern, Vereinsmitgliedern und Schülern (Neuaufnahmen, Abgänge, Adressenänderungen), für die Vereinskassen- und Schulkassenführung (sämtliche Bareinnahmen und -ausgaben), für die Ausstellung von Beitrags- und Zuwendungsbescheinigungen, für die Verwaltung von Verträgen (beispielsweise Schul- und Kindergartenverträge), für die Abwicklung der Versicherungen und außerdem für diverse kaufmännische Zuarbeiten für die Geschäftsführung. Auch alle Daten für die Finanzberichte werden hier aufbereitet.

Die Geschäftsführung

Der Geschäftsführer nimmt dem Vorstand die Alltagsgeschäfte ab, die vom ehrenamtlichen Vorstand nicht geleistet werden können. Dem Geschäftsführer obliegt die Gesamtverantwortung über den kaufmännisch-wirtschaftlichen Bereich der Schule und des Vereins. Er kümmert sich um die Investitions-, Haushalts- und Liquiditätsplanung und deren Umsetzung, die Finanzbuchhaltung, das Zuschuss- und Elternbeitragswesen, das Controlling und die weitergehende Mittelbeschaffung. Zusammen mit der Buchhaltung überwacht er die Erstellung der Bilanz durch das Steuerberater-Büro, sämtliche Finanzberichte und Kontakte zu externen Prüfern.

Ein wichtiges Aufgabenfeld der Geschäftsführung liegt in der Verwaltung und Mitgestaltung des Mitarbeiterbereichs. Die Geschäftsführung mit dem angeschlossenen Schulbüro ist außerdem die Informationsdrehscheibe der Schule. Die für den Bereich Verantwortlichen sind Ansprechpartner für Eltern und Behörden. Informationen werden gesammelt und in die entsprechenden Gremien geleitet. Der Geschäftsführer ist durch sein Amt in sehr vielen internen Gremien vertreten, zum Beispiel in der pädagogischen Konferenz, bei Vorstandstreffen, in Meetings der Schulführung, im Baukreis und bei Bedarf auch bei anderen Arbeitskreisen. Der so geschaffenen Überblick über die Gesamtsituation der Schule hilft, das Kollegium und Eltern in vielen Sachfragen zu beraten.

Auch für Organisationsfragen ist die Geschäftsführung Anlauf- und Schaltstelle. Der Geschäftsführer fungiert daher oft als Motor und Mitgestalter bei sozialen Prozessen innerhalb der Schule. Zusätzlich beobachtet er die rechtlichen Rahmenbedingungen, in der Schule, Vereine und Kindergarten stehen, und bereitet die jeweiligen Anpassungen diesbezüglich vor.

In vielen Fällen ist der Geschäftsführer erster Ansprechpartner nach außen. Er kümmert sich um Bankgeschäfte ebenso wie um Fördergelder des Ministeriums oder des Bundes. In freiwilliger Selbstverpflichtung untersteht er der Qualitätskontrolle der Geschäftsführer der rheinland-pfälzischen Landesarbeitsgemeinschaft und nimmt an den Geschäftsführersitzungen der Region ebenso teil wie an den Treffen der Landesarbeitsgemeinschaft.

Ein Schwerpunkt der Geschäftsführung ist die Öffentlichkeitsarbeit nach innen und nach außen. Von Aufbau und Pflege der Kontakte zu Behörden, Medien und zum politischen Umfeld in der Region, Imagepflege durch die Pflege der Homepage bis hin zur Funktion des Schulrepräsentanten wird ein Großteil der Außenkontakte von der Geschäftsführung erledigt. Ähnliches gilt nach innen zu den Gremien und gegenüber Eltern. Der Geschäftsführungsbereich gewährleistet Erstansprechmöglichkeit bei Fragen und Problemen und wirkt auch auf diese Weise in der externen und internen Öffentlichkeit.